Az International Standard Serial Number (ISSN) az időszaki kiadványok azonosítására szolgáló legalapvetőbb, több mint negyven esztendős múltra visszatekintő, világszerte használt dokumentumazonosító, amelynek megléte alapvetően elvárás egy folyóirattal, évkönyvvel, sorozattal szemben.
Amellett, hogy elvárás, komolyan előnyökkel is jár. Az ISSN-kiutalással foglalkozó nemzeti központok egy nemzetközi hálózatba szerveződnek. Ez azt is jelenti, hogy az interneten hozzáférhetővé tett kiadványok e-ISSN-jei bekerülnek egy nemzetközi adatbázisba, világszerte kereshetővé, szabadon elérhetővé válnak a ROAD oldalán keresztül.
Mire lehet, mire kell és mire NEM kell ISSN-t kérni?
Ha kiadványunkat előre meg nem határozott időtartamra tervezzük, és egymást követő, különálló részegységekből (számokból, évfolyamokból, kötetekből) épül fel, akkor feltehetően célszerű rá ISSN-t igényelni. Az ISSN-nel ellátott időszaki kiadványok köre meglehetősen színes: hordozótól függetlenül a hírlapoktól a tudományos folyóiratokon át a különböző évkönyvekig, időszakosan megrendezett konferenciák kiadványaiig és sorozatokig számos kiadványtípus azonosítható általa.
Ezeket mind külön ISSN-nel kell azonosítani. Arra azonban érdemes figyelni, hogy egy sorozat esetében az ISSN magát a sorozatot jelöli, de az egyes kötetek azonosítására már ISBN szolgál. A többkötetes művek pedig, amelyeket eleve véges számú részegységben terveznem megjelentetni, nem minősülnek időszaki kiadványnak, ezért ISSN-re egyáltalán nincs szükség. Egyazon szerző műveit tartalmazó “sorozatok” szintén nem láthatók el ISSN-nel.
Az ISSN elválaszthatatlanul kötődik a nyilvántartásba vett kulcscímhez. Ha ez megváltozik, akkor új ISSN-t kell igényelni. Más változtatások, mondjuk a kiadó vagy a megjelenés gyakoriságának megváltozása, nem von maga után új ISSN-igénylést.
Ki állítja ki az ISSN azonosítókat? Mely PTE-s szabályzat tekinthető irányadónak az ISSN igénylést illetően?
A Magyarország területén megjelenő időszaki kiadványok ISSN-nel történő ellátását az Országos Széchényi Könyvtárban működő Magyar ISSN Nemzeti Központ végzi. A PTE-n az ISSN igénylésekre vonatkozó iránymutatást a 2/2015-ös Rektori utasítás tartalmazza.
Milyen tennivalóim vannak, ha ISSN-t szeretnék igényelni?
Először is el kell dönteni, hogy a sorozatokhoz vagy a periodikumokhoz szeretnénk azonosítót igényelni. Továbbá azt is tisztázni kell, hogy milyen hordozón fog megjelenni a kiadvány: nyomtatott vagy elektronikus kiadványra (esetleg mindkét változatra is) akarunk azonosítót igényelni.
A periodikumok közé tartoznak az időszaki kiadványok közül azok, amelyek rendszeresen, meghatározott időközönként jelennek meg. A PTE ISSN Iroda esetében ez jelenthet
- folyóiratokat;
- évkönyveket;
- hírlapokat;
- időszakosan megjelenő adat- és címtárakat, bibliográfiákat, repertóriumokat, és egyéb meghatározott időközönként megjelenő kiadványokat.
A periodikumok egyes számai nem kaphatnak ISBN-t, hiszen nem minősülnek könyvnek! A sorozat alatt egy közös sorozatcímmel összekötött, önálló, általában egy-egy témára fókuszáló dokumentumoknak előre meg nem határozott számú kötetből álló csoportját értjük. A sorozatok új számainak nincs olyan előre eldöntött periodicitása, mint a periodikumoknál láthattuk. Egy sorozat egésze ISSN-t, és az egyes kötetei ISBN-t is kaphatnak.
Az előzetes ISSN-igényléshez és megállapításhoz csatolni kell az első nyomdakész szám vagy kötetet bizonyos oldalait, hogy az Országos Széchényi Könyvtár ellenőrizni tudja a beküldött adatok helyességét, és meg tudja állapítani, hogy megfelelő típusba soroltuk-e.
Jelenleg az előzetes ISSN megállapításhoz szükséges fájlok csatolása nem az OSZK által létrehozott űrlapon keresztül történik, hanem azokat utólag, az űrlap kitöltését követően egy e-mailben kell megküldeni Magyar ISSN Nemzeti Központ részére.
Periodikumoknál az első szám következő oldalairól kérnek másolatot:
- a címlapjáról/borítófedeléről,
- a belső címoldaláról (ha van ilyen),
- az impresszumoldaláról.
Sorozatok esetén pedig az első kötet nyomdakészre szerkesztett
- borítójáról,
- előzéklapjáról,
- belső címoldaláról,
- kolofonoldaláról kérnek másolatot.
Az OSZK ezeket a dokumentumokat JPG vagy PDF formátumban kéri.
Kolofonoldal alatt az a záradékot értjük, amely a kiadvány kiadására és előállítására vonatkozó valamennyi lényeges adatot (felelős kiadó, felelős szerkesztő, műszaki szerkesztő, nyomda és annak vezetője stb.) tartalmazza. Általában a könyvek végén találjuk, de az is előfordul, hogy a címoldal verzóján (hátoldalán). (Forrás: http://konyvtar.hu/wiki/Kolofon)
Fontos észben tartani, hogy távoli hozzáférésű, tehát az interneten elérhetővé tett időszaki kiadványokra az OSZK-ban működő Magyar ISSN Nemzeti Központ online ISSN-t csak a közzététel után állít ki. Ez azt jelenti, hogy azután célszerű igényelni, hogy már megjelent legalább egy szám és az a honlapon közzé is lett téve.
Az ISSN-kiállításhoz azonban a honlapnak további feltételeknek is meg kell felelnie. Szükség van egy egyedi/saját URL-ről (webcímről, linkről) elérhető önálló nyitóoldalra, illetve az egymást követő részegységek hozzáférését szolgáltató menüpont vagy weboldal kialakítása is. Szintén elengedhetetlen egy olyan impresszum megléte, amely tartalmazza a szerkesztésre és a kiadásra vonatkozó legfontosabb adatokat.
Az impresszumban a következő adatokat mindenképpen fel kell tüntetni:
- kiadó nevét, székhelyét és a kiadásért felelős személy nevét,
- a szerkesztésért felelős személy nevét.
Milyen kötelezettséget vállal az, aki ISSN-azonosítót igényel?
Természetesen az időszaki kiadványokra is vonatkozik a kötelespéldány-szolgáltatási kötelezettség. A már említett rektori utasítás értelmében ezek beszolgáltatása az Egyetemi Könyvtárban működő irodán keresztül bonyolódik. Ezért kérünk mindenkit, hogy a kiadványokat (ha nyomtatásban megjelentek, akkor 6+1 példányt, ha digitálisan, akkor a digitális kötelespéldányt) juttassák el hozzánk a Tudásközpontba, akár személyesen, akár belső posta útján.
A kötelespéldányok teszik lehetővé az egyes időszaki kiadványokhoz való nyilvános hozzáférést. Nyomtatott kiadványok esetén a könyvtári hálózatba való bekerülés által valósul ez meg, az e-ISSN-eket pedig az OSZK regisztrálja a nemzetközi adatbázisba. A hozzáférés biztosítása mellett a megőrzésben is komoly szerep jut a kötelespéldányoknak.
A kötelespéldányokat a megjelenést követő hónap 15. napjáig kell beszolgáltatni
Az ISSN feltüntetése szabványos formában két, egyenként négy számjegyet tartalmazó adatcsoportban történik, melyeket kötőjel kapcsol össze, és az ISSN betűkód előz meg.
Azaz egy helyesen feltüntetett ISSN így fest: ISSN 1234-5678
Ha az időszaki kiadvány megjelenik nyomtatásban, de online is, akkor lehetőségünk van az eltérő hordozón megjelenő kiadásváltozatokra is felhívni a figyelmet. Mindezt helyes formában a következő módokon tudjuk megtenni:
ISSN ….-…. (Nyomtatott)
ISSN ....-.... (Online)
vagy:
Nyomtatott kiadás: ISSN 2631-0015
Online kiadás: ISSN ....-....
Nyilvántartási szempontból az ideális, ha az ISSN Irodán keresztül bonyolódik a kötelespéldány-ügyintézés, azonban a kiadó mindenképp maga szeretné intézni a dolgot, akkor kérjük, hogy erről minket emailben tájékoztassanak.
Megérik az elhatározás, eldöntjük hogy milyen formátumban megjelenő kiadványra szeretnénk azonosítót igényelni.
Az igénylő fél kitölti az OSZK ISSN igénylésre szolgáló űrlapját.
Az űrlap kitöltése során az igénylő fél jelöli, hogy milyen hordozón fog megjelenni a kiadvány, valamint azt is, hogy sorozati kiadványra vagy periodikumra szeretne azonosítót kérni.
Az OSZK megállapítja, hogy kaphat-e a kiadvány ISSN azonosítót, probléma esetén felveszi a kapcsolatot az igénylő féllel. Ellenkező esetben megállapít egy ISSN azonosítót.
Az OSZK kiértesíti az igénylő felet a kiutalt ISSN azonosító(k)ról. Ennek a levélnek a másolatát az Egyetemi Könyvtár ISSN Irodája is megkapja és nyilvántartásába veszi.
A kiértesített fél feltünteti a kiadványon és/vagy a kiadvány weboldalán a megkapott ISSN azonosító(ka)t.
Amennyiben a kiadvány nyomtatott verziója mellett annak elektronikus verziójára is szeretnénk azonosítót igényelni, úgy két alkalommal kell kitölteni az OSZK űrlapját!
Kit lehet keresni további felvilágosításért?
Amennyiben bármi kérdésük van, forduljanak munkatársainkhoz bizalommal! Ezt megtehetik az alábbi elérhetőségek bármelyikén: